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Requerimientos Específicos II



Hoy continuaremos extendiendo algunas ideas clave que pueden ser tenidas en cuenta a la hora de tomar la decisión de implementar un CMS en una organización. Siguiendo con la clasificación planteada en una de nuestras publicaciones anteriores (¿Cómo empiezo?), estos son los requerimientos restantes.

Hacer publicaciones:

Consiste en generar las páginas finales a partir del contenido almacenado en el repositorio. Todo lo relacionado con la apariencia debería poder ser manejado independientemente del contenido. Para ello puede ser útil:

• Usar hojas de estilo: Facilitan el control del diseño de la apariencia, de una manera muy flexible.

• Usar plantillas: Aportan un diseño y una distribución preestablecida para quienes se les dificultan los aspectos técnicos de esta parte.

• Ser extensible y soportar múltiples formatos: Debe ser posible publicar diferentes formatos, como html, PDF, multimedia, y poder agregar funcionalidades adicionales en la medida en que se requieran.

• Recolectar estadísticas: Es buena práctica tomar estadísticas de uso, como cantidad de visitas, páginas más vistas, búsquedas frecuentes, etc.

Presentar el contenido:

Es importante que las páginas publicadas cumplan ciertos estándares para enriquecer la experiencia de los usuarios que las visitan y cumplir el objetivo propuesto. Algunos de ellos son:

• Usabilidad: Relacionada con la facilidad de uso, de aprendizaje y eficiencia, garantizando una navegación efectiva.

• Accesibilidad: Que permite a cualquier tipo de usuario (en especial si tiene, por ejemplo, alguna limitación visual) acceder al contenido.

• Poder ser desplegada en la mayoría de navegadores y rápidamente.

• Evitar depender de tecnologías como JavaScript o Flash.

Contratos y Negocio:

Un CMS requiere, como todo proyecto, cumplir con los requisitos ordenados por la gerencia de proyectos y alinearse al negocio. Algunos requisitos importantes que deben ofrecerse con la compra de la solución, son:

• Estar soportado por documentación que oriente cada uno de los roles y los capacite en su uso.

• Establecer un período de garantía.

• Pactar un contrato de mantenimiento.

• Definir los recursos de software y hardware necesarios.

• Ser escalable.


Como hemos mencionado, los requerimientos que sugerimos no son los únicos y no necesariamente aplican para todas las organizaciones, pero constituyen una guía que nos puede orientar cuando no sepamos cómo empezar. ¡Esperamos sus comentarios!

Bibliografía: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_evaluate

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Requerimientos Específicos I


TERMINALFOUR WCMS Flow Chart

Hola a tod@s, hoy especificaremos algunos de los requerimientos más comunes que tienen los Sistemas de Gestión de Contenidos, basándonos en la clasificación por grupos mencionada en la publicación de la semana pasada (¿Cómo empiezo?) .

Crear contenido:
Es la funcionalidad que tendrían las personas con el rol de "Autor" dentro del CMS. Se podría decir que ésta es la funcionalidad más importante del CMS; y los requisitos más importantes (sin estos ser todos) incluyen:

• Separación de contenido y presentación: Sin separar estos dos elementos,
no se pueden crear publicaciones para múltiples formatos.

 • Edición de múltiples autores: Dado que serán muchos usuarios editando a 
la vez, el CMS debe prevenir cambios que choquen entre sí.

 • Vínculos bien creados: Dado que los autores crearán vínculos entre las 
páginas, estos deben ser estables ante una modificación.

 • Eficiencia y facilidad de uso: Para que el CMS sea exitoso, la creación y 
modificación del contenido debe ser una tarea sencilla.


Administrar el contenido:
El núcleo de un CMS, es usualmente un repositorio donde se almacenará toda la información y el cuál podrá ser modificado y administrado gracias a las herramientas que lo soportan; los requisitos más importantes (sin estos ser todos) para su administración incluyen:

• Control de versiones: Un control de versiones permite auditorias, copias de
respaldo y recuperación de errores.
El CMS debe proveer estas características.

• Seguridad: Es vital que el CMS provea niveles adecuados de seguridad 
para poder proteger la integridad del contenido.

• Reportes: El CMS debe poder generar reportes tanto para los
administradores como para los ususarios; idealmente se deberían
generar automáticamente cuando ocurra un problema.


Esto es todo por ahora, esperamos que haya sido útli esta primera aclaración, y en siguientes publicaciones seguiremos explicando los grupos de requerimientos que aún nos faltan por cubrir.

Bibliografía: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_evaluate

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¿Cómo empiezo?



Hola a tod@s, hoy trataremos de dar algunas ideas para empezar con la implantación de un CMS dentro de una organización.

 Para comenzar, es de suma importancia considerar qué áreas de la compañía podrían hacer uso de esta solución; para esto se puede utilizar una medida con base en los requerimientos, que cada quien debe acomodar a sus necesidades.

 Los requerimientos que un área de la organización debe tener para utilizar un CMS se pueden clasificar en los siguientes grupos:
* Crear contenido que deba ser compartido en la web.
* Que sea el encargada de administrar el contenido que debe ser publicado.
* Que deba realizar publicaciones en la web durante su diaria labor.
* Que esté encargada de la presentación y conocimiento de la organización.
* Que se encargue de contratos y de negocios.

Estos son algunos requerimientos básicos pero si considera que debe existir alguno más no dude en usarlo al momento de la toma de decisiones.

Posteriormente a esto y de identificar las necesidades que se van a cubrir para cada departamento, debe definir cuáles son las responsabilidades que cada quien tendrá con respecto al uso de esta solución, no basta con saber quién lo necesita; es de suma importancia que todas las partes estén involucradas en el proceso para lograr una mayor consciencia y así obtener los mejores resultados de esta inversión.

Un CMS es una inversión para una compañía. Se debe realizar un correcto análisis de los requerimientos, para poder obtener el mayor beneficio y ver realmente el retorno de la inversión realizada.

 Espero les sea útil para empezar a analizar la necesidad de esta solución dentro de su organización, en próximas publicaciones les daremos tipos más específicos de cada una.




Bibliografía: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_evaluate

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Entonces, ¿qué es un CMS?








Hola a tod@s. Hoy ampliaremos el concepto de CMS, de manera que podamos saber si es ésta la solución que requiere nuestra organización. James Robertson, experto en gestión de contenidos, aporta la siguiente definición:

“Un CMS soporta la creación, gestión, distribución, publicación, presentación y descubrimiento de la información corporativa. Esto cubre el ciclo de vida completo de las páginas, contenidos y activos albergados en un sitio web, desde la provisión de simples herramientas para crear los contenidos, pasando por la publicación, el archivo de los mismos y, finalmente, la entrega que se le hace a los usuarios. También proporciona capacidades para gestionar la estructura del sitio web, la apariencia de las páginas publicadas y el estilo de navegación que se ofrece a los usuarios.” 


Con todo esto, podemos decir que un CMS es una aplicación que a través de la asignación de roles y permisos permite la creación, publicación, modificación y eliminación de contenidos dentro de un portal web, ya sea tanto de la intranet de la compañía, como de la salida a internet de la misma, logrando así una comunicación más rápida y efectiva, todo esto, de una forma sencilla y sin necesidad de ser expertos en programación web. Según su funcionalidad, los hay especializados en blogs, wikis, noticias, educación, multimedia, páginas corporativas, entre otros. Algunos soportan el funcionamiento de comercio electrónico, herramientas de consulta y canales de comunicación que enriquecen la experiencia de los usuarios finales.


Organización de un CMS


Los CMS obedecen a la necesidad de las organizaciones  de comunicarse efectivamente con el público, de manera que se busca cierta independencia entre la edición y publicación de contenidos, del diseño, la administración de roles, herramientas y funcionalidades; esto último, aunque no es menos importante, intenta ser sencillo pues se desea que la atención se concentre en el contenido mismo y no en los aspectos técnicos de su publicación.
Por eso lo más importante al momento de elegir la plataforma correcta es esclarecer el tipo de relación que queremos tener con los consumidores del contenido, ya sean clientes, empleados o visitantes curiosos. Con esto claro, ya dependerá de cada caso adoptar una solución de código abierto o una privativa. Las opciones son múltiples.

 Bibliografía: http://mosaic.uoc.edu/2004/11/29/introduccion-a-los-sistemas-de-gestion-de-contenidos-cms-de-codigo-abierto/

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